W związku ze zmianami w sektorze akt osobowych, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., odbioru dokumentacji pracowniczej lub ich kopii może dokonać osobiście pracownik, były pracownik lub osoba do tego upoważniona. Przez osobę upoważnioną rozumiemy w tej sytuacji określonych w kodeksie członków rodziny. Wydanie kopii dokumentacji następuje na wniosek zainteresowanego, a odbiór wszelkich dokumentów powiązanych z zatrudnieniem wymaga potwierdzenia.

Odbiór dokumentacji

Odbiór dokumentacji pracowniczej powinno nastąpić w terminie 30 dni od dnia odbioru zawiadomienia o gotowości akt do odbioru. Zawiadomienie w tej sprawie może zostać wysłane drogą pocztową lub elektroniczną (jeżeli istnieje możliwość uzyskania potwierdzenia doręczenia). W przypadku zawiadomień wysłanych poprzez operatora pocztowego przewiduje się sytuację, w której niemożliwe jest dostarczenie zawiadomienia do adresata. W tym przypadku operator pocztowy pozostawia awizo, które pozwala na odbiór zawiadomienia w terminie 7 dni od pozostawienia w/w awizo w siedzibie operatora. Jeżeli odbiór zawiadomienia nie nastąpi w tym terminie, operator powinien pozostawić powtórne awizo z informacją o możliwości odbioru zawiadomienia, w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od daty pozostawienia pierwszego awizo. Jeżeli odbiór zawiadomienia nie nastąpi również w tym terminie, przyjmujemy zawiadomienie za dokonane z dniem upływu 14 dnia od daty pozostawienia pierwszego awizo. Informację o zawiadomieniu lub jego zwrocie należy umieścić w części B, lub C akt osobowych.
Dokumentacja powinna zostać wydana w formie papierowej lub na nośniku danych elektronicznych, w zależności od sposobu jej prowadzenia. Odbioru można dokonać osobiście, potwierdzając go podpisem lub drogą elektroniczną, jeśli możliwe jest jednoznaczne zidentyfikowanie odbiorcy i uzyskanie od niego potwierdzenia odbioru.

Wydanie kopii dokumentacji

Wydanie kopii dokumentacji pracowniczej wymaga złożenia odpowiedniego wniosku w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Może go złożyć pracownik, były pracownik lub osoby do tego uprawnione w przypadku jego śmierci.

1. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie tradycyjnej
W przypadku dokumentacji prowadzonej w sposób tradycyjny, wydanie jej kopii powinno nastąpić w takiej samej formie, potwierdzonej za zgodność z oryginałem podpisem pracodawcy lub elektronicznie w formacie PDF, z elektronicznym podpisem kwalifikowanym pracodawcy potwierdzającym zgodność z dokumentacją pracowniczą.

2. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej
Prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej obliguje pracodawcę do wydania jej kopii również w formie elektronicznej lub w formie wydruku akt cyfrowych.
Kopia dokumentacji pracowniczej powinna zostać wydana przez pracodawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania wniosku.