Od 1 czerwca bieżącego roku istnieje możliwość korzystania z kas fiskalnych online.
Rozporządzenie ministra finansów legalizuje używanie specjalistycznego oprogramowania dostępnego tylko na urządzenia mobilne, zamiast standardowej kasy fiskalnej. Warto zaznaczyć, że planowane na lipiec wprowadzenie obowiązku używania tych kas, zostało przesunięte na rok 2021. Wiąże się to z zagrożeniem koronawiursem.
Jakie jest zastosowanie kas fiskalnych online?
Docelowo stosowanie oprogramowania online ma być alternatywą dla kas rejestrujących. Na początku wprowadzenie kas online miało dotyczyć tylko branży transportowej. Ich głównym odbiorcą miały zostać firmy transportowe, które ze względu na swoją specyfikę wymagają modernizacji sekcji rozliczeniowej. Ustawodawca miał tutaj na myśli głównie firmy działające analogicznie do Ubera, czyli takie, gdzie zakupu usługi transportowej dokonuje się poprzez aplikację. Jednak ze względu na podobieństwa w różnych branżach, finalna wersja rozporządzenia obejmuje również gastronomię i hotelarstwo. Te branże na kasy rejestrujące online miały przejść od lipca bieżącego roku.
Co różni standardową kasę fiskalną od wirtualnej kasy online?
Już z samej definicji kasa online brzmi dobrze. Przedsiębiorcy, którzy działają w konkretnych, wskazanych w rozporządzeniu branżach, będą mogli zrezygnować z zakupu kasy fiskalnej, na rzecz zainstalowania oprogramowania na sprzęcie elektronicznym z dostępem do internetu np. Na komputerze czy tablecie. Jest to duże ułatwienie, gdyż nie generuje konieczności zakupu dodatkowego sprzętu w postaci kasy. Zostanie ona zastąpiona przez sprzęty używane w przedsiębiorstwie na co dzień. Dodatkowe zalety takiego rozwiązania to również: łatwy dostęp do aplikacji i urządzenia, obniżenie kosztów amortyzacji kasy rejestrującej oraz jej przeglądów. Rozwiązanie to jest korzystne także dla urzędu skarbowego, który będzie mógł prowadzić kontrole w czasie rzeczywistym, a nie wstecz. Wszystkie wyżej wymienione aspekty to niewątpliwe zalety płynące z nowelizacji, istnieją jednak również zagrożenia.
Wyszczególnione w rozporządzeniu branże określane są przez ekspertów jako „wrażliwe”. Na podstawie danych z urzędu skarbowego można stwierdzić, że nie zarejestrowane dochody stanowią około 5% wszystkich transakcji. Z założenia wirtualne kasy mają spowodować wyjście przedsiębiorców z szarej strefy, ale może to również stwarzać zagrożenia w postaci nadużyć. Problematycznym aspektem może okazać się sama technologia, gdyż nie ma jednoznacznie wskazanych zabezpieczeń aplikacji. Stawarza to możliwość dostania się do wrażliwych danych firmy takich jak np. dochody, przez osoby trzecie. Dodatkowo brak odpowiedniego zabezpieczenia może prowokować nie tylko do kradzieży informacji, ale również oszustw i zmiany newralgicznych danych w aplikacji. Innym, ważnym aspektem jest również nastawienie przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w określonych branżach. Właściciele firm boją się błędów technicznych w aplikacjach, które mogą się pojawić. Problemy wynikające z braku umiejętności radzenia sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami oraz frustracja klientów wynikająca z błędów w aplikacji, to jedne z kwestii, które fizycznie dotkną przedsiębiorców z branży, których dotyczy rozporządzenie. A to może być postrzegane jako wada tego rozwiązania.
Przepisy to dopiero początek nowego
Ministerstwo zapowiedziało, że wprowadzenie w niektórych branżach wirtualnych kas to dopiero początek zmian i rozpoczęcie całej polskiej, unowocześnionej infrastruktury. Obecnie nie ma sprecyzowanych danych o wirtualnych kasach i ich oprogramowaniu. Wirtualne kasy w formie aplikacji mają dopiero zostać stworzone przed odpowiednie firmy. Na ten moment kilka podmiotów zgłosiło chęć ich zaprojektowania. Jest to zrozumiałe, ponieważ stworzone aplikacje będą musiały przejść wiele kontroli między innymi uzyskać certyfikację Głównego Urzędu Miar. Dopiero pozytywny proces certyfikacyjny będzie skutkował dopuszczeniem aplikacji do codziennego obrotu. Należy więc jednoznacznie zaznaczyć, że wejście w życie rozporządzenia nie oznacza ich faktycznego użytkowania, a stanowi tylko jedną z opcji.
Ekspert Akademii MDDP