Zajęcia skierowane są do osób zajmujących się sprzedażą, zakupami oraz rozliczaniem VAT w sektorze publicznym.

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z procesem fakturowania w sektorze publicznym, z uwzględnieniem najnowszych przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Uczestnicy zdobędą praktyczną wiedzę na temat prawidłowego wystawiania faktur sprzedażowych i kosztowych oraz zapoznają się z rodzajami sankcji i konsekwencjami, jakie grożą za popełnienie błędów na fakturach. Szkolenie ma na celu podniesienie kompetencji w zakresie poprawnego prowadzenia dokumentacji finansowej oraz minimalizację ryzyka związanego z nieprawidłowościami w fakturowaniu.

Ekspert specjalizujący się w tematyce podatkowej.

Sprzedaż – podatek VAT należny

1. Konstrukcja podatku VAT w kontekście faktury VAT w sektorze publicznym:
a) najbardziej typowe transakcje sprzedażowe w sektorze publicznym,
b) status podatnika VAT w sektorze publicznym (jak prawidłowo ustalić status kontrahenta i w jakich transakcjach ma to szczególne znaczenie),
c) podmioty zwolnione podmiotowo (limit obrotu 200 000 zł netto),
d) wiarygodność kontrahenta jako istotny element transakcji (jak ustalić wiarygodność kontrahenta w celu zabezpieczenia prawa do odliczenia VAT i zachowania bezpieczeństwa podatkowego),
e) jak korzystać i gdzie znaleźć rejestry VAT (rejestry krajowe i system VIES)?
f) „biała lista” rejestr podatników VAT zawierający m. in.: nazwę, siedzibę, nr KRS/CEiDG, numer rachunku bankowego a także informacje o podatnikach, którzy utracili status VAT czynnego, podatnikach, którym odmówiono rejestracji oraz, których przywrócono do rejestru,
g) sankcje związane z „białą listą” (brak statusu podatnika VAT czynnego, zapłata na innych rachunek bankowy niż wskazany w rejestrze),
h) kwota netto i kwota brutto na umowie i fakturze (prawidłowe określanie podstawy opodatkowania),
i) stawki podatku VAT (konsekwencje zastosowania złej stawki w umowie),
j) kiedy transakcja nie podlega VAT lub jest zwolniona z VAT i jak ją udokumentować?
k) na czym polega odwrotne obciążenie i jakich transakcji dotyczy,
l) split payment – metoda podzielonej płatności (kiedy należy zastosować, jak oznaczyć fakturę, jak dokonać płatności).

2. Dokumentowanie transakcji:
a) dokumenty szczególne z punktu widzenia ewidencji VAT,
b) faktury/noty księgowe/noty obciążeniowe, faktura VAT obowiązkowa i na żądanie,
c) mechanizm podzielonej płatności a faktura VAT (dodatkowe zapisy na fakturze),
d) faktura zaliczkowa (nowe rozwiązania z pakietu SLIM VAT),
e) faktura uproszczona,
f) dokument pro forma,
g) likwidacja faktur wewnętrznych,
h) faktury wystawiane przez nabywcę (samofakturowanie),
i) dokumenty zrównane z fakturami VAT,
j) faktury wystawiane, przesyłane i otrzymane w formie elektronicznej (np. e-mail, zdjęcie),
k) faktury zdigitalizowane (np. skan),
l) elektroniczne fakturowanie (zwykła faktura elektroniczna a faktura w KSeF),
m) refakturowanie (refaktura),
n) duplikat faktury, elementy konieczne faktury,
o) zmiana danych w umowach/zamówieniach a faktura VAT,
p) rabat, skonto, upust a treść umowy i faktury, terminy wystawiania faktur/refaktur oraz faktur korygujących,
q) błędy formalne i merytoryczne dotyczące fakturowania,
r) wystawienie faktury po terminie,
s) refakturowanie usług, data sprzedaży na fakturze,
t) czynności złożone, czyli kilka towarów/usług pod jedną pozycją na fakturze tzw. świadczenia kompleksowe,
u) kwalifikacja czynności głównej (dominującej) w ramach świadczenia kompleksowego,
v) faktura a paragon,
w) zasady i przyczyny wystawiania faktur korygujących i not korygujących,
x) skutki zmian podatku VAT in plus i in minus na fakturach, kiedy trzeba mieć potwierdzenie odbioru faktury korygującej?
y) w jakich przypadkach można anulować fakturę?

3. Faktury korygujące i noty korygujące:
a) anulowanie faktury,
b) tzw. korekta do zera,
c) zasady i przyczyny wystawiania faktur korygujących,
d) przyczyna korekty a sposób rozliczenia korekty VAT,
e) korekta podatku VAT in plus,
f) termin wystawienia faktur korygujących,
g) zmiany wynikające z „KSeF” – (nowe znaczenie daty wystawienia i otrzymania faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej),
h) zasady wystawiania not korygujących:
• przyczyny uzasadniające wystawienie noty korygującej,
• dane, które mogą być poprawione notą korygującą,
• sposób wystawienia noty korygującej,
• akceptacja treści noty przez sprzedawcę w przypadku fakturowania elektronicznego.

4. Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF):
a) KSeF – dobrowolny od 1 stycznia 2022 r.,
b) KSeF – obowiązkowy w sektorze publicznym:
• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.,
c) dostosowanie terminów w zakresie odroczenia niektórych innych rozwiązań, jak:
• dodatkowe odroczenie wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF,
d) KSeF dobrowolny od 1 stycznia 2022 r. Czy warto skorzystać jeszcze przed obowiązkiem stosowania KSeF?
e) wdrożenie w okresie przejściowym tzw. „trybu offline” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników,
f) uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF oraz uregulowania w zakresie tzw. „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę e-faktury,
g) zrównoważenie obowiązków w KSeF po stronie wystawcy i nabywcy poprzez m.in. wprowadzenie zmian w zakresie podatków dochodowych, które dostosują wymogi faktury jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodu do warunków KSeF,
h) wprowadzenie załącznika do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług,
i) zapewnienie – przed datą rozpoczęcia obowiązkowego e-fakturowania w KSeF – możliwości wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur stosowanych przy wystawianiu faktur w trybie offline lub w okresie awarii (niezbędne do generowania kodów QR),
j) zapewnienie w okresie przejściowym podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w formie dotychczasowej,
k) jakie działania można podjąć już dziś, aby bezpiecznie wdrożyć KSeF?
• audyt i procesy wewnątrz organizacji a KSeF,
• przegląd i mapowanie procesów podatkowych, które zostaną zainfekowane przez KSeF,
• zarządzanie KSeF w jednostce,
• upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSeF,
• testy, doskonalenie, korzyści z zastosowania KSeF dla przedsiębiorstwa.
l) jakie dokumenty będą generowane w KSeF?
• faktury VAT a KSeF:
– standardowa faktura,
– faktura uproszczona,
– faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),
– faktury z kas fiskalnych,
– faktura do paragonu,
– faktura zaliczkowa,
– refaktura,
– faktura VAT RR,
– faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb podatku VAT,
– faktury dla kontrahentów zagranicznych – czy trzeba będzie wystawiać w KSeF?
– faktury od kontrahentów zagranicznych,
– faktury wystawiane dla konsumentów,
• dokumenty wewnętrzne (WEW w JPK-VAT),
• noty księgowe (obciążeniowe),
• czy w KSeF można wystawiać dokumenty inne niż faktury?
• załączniki do faktur w KSeF,
• duplikatu faktury (likwidacja duplikatów oraz przypadki, w których zostaną duplikaty),
m) treść i forma faktury w KSeF, czyli jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
• prezentacja wzoru schemy xml i jej poszczególnych pól (pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne),
• numer KSeF i jego budowa, znaczenie,
• konwertowanie formatu faktury ustrukturyzowanej (xml, pdf, html),
• jak wygląda weryfikacją faktury pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym w KSeF?
n) wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:
• proces wystawiania faktur w KSeF,
• przygotowanie danych faktury,
• data wystawienia faktury w KSeF,
• terminy wystawiania faktur,
• przesłanie faktury do KSeF,
• autoryzacja wysyłki do KSeF (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, likwidacja tokenów),
• weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),
• informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),
• powiązanie obowiązku podatkowego z datą faktury,
• kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF,
• termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?
o) tryby awaryjne w KSeF:
• niedostępność KSeF,
• awaria KSeF z winy fiskusa,
• awaria KSeF z winy podatnika,
p) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
q) ułatwienia w zakresie doręczania faktur,
r) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.

Zakupy – podatek VAT naliczony

1. Odliczanie podatku VAT:
a) moment odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia udokumentowanego fakturą papierową, fakturą elektroniczną oraz fakturą z KSeF,
b) błędy dotyczące faktur a możliwość odliczenia podatku naliczonego,
c) odliczanie w przypadku z nieprawidłowo wystawionych faktur,
d) usługi gastronomiczne a odliczenie podatku VAT,
e) usługi noclegowe, kiedy możemy odliczyć?
f) zakupy (faktury) do aktywności statutowej i zwolnionej z VAT (prewspółczynnik i współczynnik),
g) terminy odliczenia,
h) odliczenie a wydanie towaru/wykonanie usługi,
i) faktury od nieuczciwych kontrahentów (puste faktury),
j) odliczenie podatku VAT z faktury zaliczkowej,
k) import usług – jak rozliczyć podatek VAT?
l) zakupy towarów od kontrahentów zagranicznych WNT i import towarów- jak rozliczyć podatek VAT?
m) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
n) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej,
o) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
p) kod QR na fakturze ustrukturyzowanej,
q) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF,
r) jak liczyć termin płatności dla faktury otrzymanych w KSeF?

2. Faktury a ewidencja VAT (JPK_VAT):
a) ewidencja zakupów i sprzedaży VAT,
b) jakie transakcje należy ujmować w ewidencji VAT,
c) forma prowadzenia ewidencji VAT i związany z tym Jednolity Plik Kontrolny,
d) ewidencje i dokumentacja prowadzona w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego,
e) ewidencja VAT a deklaracja VAT (zasada spójności, praktyka organów podatkowych),
f) wprowadzenie nowej sankcji za przesyłanie ewidencji VAT zawierającej błędy i nieprawidłowości,
g) KSeF a dokumentowanie w JPK_VAT:
• numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze przelewy „split payment”,
• numer systemowy nadany przez KSeF a zbiorcze przelewy „split payment”,
• numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze lub zbiorcze przelewy „zwykłe” między podatnikami VAT czynnymi,
• dane raportowane w JPK a KSeF,
• spójność JPK_VAT z KSeF,
• numer systemowy nadany fakturze w KSeF a ujęcie faktury JPK_VAT,
• struktura numeru KSeF – dane zawarte w numerze KSeF,
• czy na fakturze ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF) przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej należy umieścić nr systemowy nadany przez KSeF.

3. Sankcje podatkowe i karne w związku z obrotem wadliwymi i nierzetelnymi fakturami:
a) faktury wadliwe i nierzetelne (przykłady),
b) pojęcie pustej faktury (przykłady),
c) sankcja pozbawienia wolności do lat 25 w zakresie obrotu tzw. „fakturami pustymi”,
d) sankcja w postaci 100% dodatkowego zobowiązania podatkowego w podatku VAT w przypadku niezastosowania mechanizmu podzielonej płatności (brak zapisu na fakturze „mechanizm podzielonej płatności”),
e) sankcja w postaci 100% dodatkowego zobowiązania podatkowego w podatku VAT w przypadku wystawienia faktury do paragonu, na którym nie ma numeru NIP nabywcy,
f) sankcja w postaci braku możliwości zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów zapłaty na rachunek bankowy inny niż wskazany w nowym rejestrze podatników VAT,
g) skutki wskazania błędnego numeru rachunku bankowego na fakturze,
h) sankcje wynikające z KSeF (sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF).