Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem, a w szczególności poznanie najnowszych metod, narzędzi oraz dostępnych rozwiązań, optymalizujących pracę biura i jego koszty.

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Wykład oparty głównie na praktycznych aspektach: praca z dokumentami, analiza procedur, przypadków, przedstawianie propozycji możliwych rozwiązań, ćwiczenia, miniwykład, dyskusje.

Dawid Borycka – trener i praktyk biznesu, ekspert z kilkunastoletnim doświadczeniem na stanowisku Office Managera, kierownika administracji oraz dyrektora administracji w polskiej grupie kapitałowej. Wieloletni praktyk w administracji biurowej, przeszedł wszystkie szczeble administracyjne – od asystenta prezesa po dyrektora administracji, na współwłaścicielu kończąc. W ostatnich latach odpowiedzialny za projektu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, OCR oraz robotyzacji procesów biurowych i operacyjnych. Założyciel firmy konsultingowej skupiającej się na optymalizacji procesów biurowych. Absolwent kierunków „Filologia angielska” i „Stosunki międzynarodowe” na Uniwersytecie Opolskim oraz Kontrolingu na Uniwersytecie ekonomicznym. Ponadto ukończył studia podyplomowe na WSB z zarządzania projektami. W swojej karierze odpowiedzialny za wszystkie działy wsparcia – administrację, zarządzanie biurem, kadry, księgowość, HR oraz IT.

Monika Kosicka – trenerka biznesu, business automation Manager. Zarządzają strukturami Biura Obsługi Klienta, Procesami wspierającymi i Projektami. Z sukcesem wdrażała na rynek innowacyjne rozwiązania we wszystkich obszarach firm dla Klientów polskich i zagranicznych budując Start Up technologiczny. Prowadziła projekty w działach: administracyjnych, kadrach, księgowości, IT, logistyce i magazynach. Przez wiele lat zarządzała obszarem contact center, procesami administracyjnymi oraz projektami optymalizacyjnymi w strukturach firm usługowych oraz była odpowiedzialna za wdrożenie nowego kanału komunikacyjnego dla dużej Grupy kapitałowej. Pasjonatka zarzadzania procesowego, Lean Managementu oraz budowania efektywnego stanowiska pracy. Absolwentka kierunku Zarządzanie zasobami ludzkimi wraz ze studniami podyplomowymi Kadry i płace. Kierownik Studiów Podyplomowych Intelligent Automation.

*Szkolenie będzie prowadził jeden dedykowany trener

1. Profesjonalny Office Manager – czyli jaki?
• standardowy zakres obowiązków – czy taki w ogóle jest?
• z jakimi działami oraz w jakim zakresie głównie współpracuje Kierownik Biura?
• jakie najczęściej cele stawiane są Office Managerowi przez Kierownictwo firmy?
• możliwe drogi dalszego rozwoju i awansu w hierarchii organizacji.

2. Efektywność i wykorzystanie nowych technologii w pracy Office Manager’a:
• inwentaryzacja, porządkowanie, katalogowanie, dokumentów,
• cyfryzacja obiegów dokumentów (faktury, umowy, itp.),
• wykorzystanie metody 5S w pracy administracji i jej wartość dodana,
• nowoczesne technologie – sztuczna inteligencja, platforma M365 oraz automatyzacja procesów.

3. Dokumentacja firmowa:
• rodzaje dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej,
• obieg dokumentów oraz przepływ informacji w nich zawartych,
• odpowiedzialność prawna,
• ochrona danych osobowych.

4. Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie?
• kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
• wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• jak czytać umowy?
• kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?
• przechowywanie umów firmowych.

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji:
• rodzaje procedur i regulaminów,
• jak przygotowywać procedury?
• w jaki sposób komunikować zmiany?
• praktyczne przykłady.

6. Dostawcy zewnętrzni w administracji biurowej:
• rodzaje dostawców,
• optymalizacja kosztów – jak to zrobić skutecznie?
• centralizacja zakupów – kiedy i czy warto zastosować?
• umowy z dostawcami,
• budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?

7. Planowanie budżetu administracyjnego:
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien się składać budżet?
• jak kontrolować bieżące wydatki?

8. Podstawy ”procurement” w organizacji:
• wyjaśnienie pojęcia „procurement”,
• zapytanie ofertowe – jak je przygotować i jakie informacje powinno zawierać?
• kryteria wyboru ofert,
• rekomendacja wyboru oferty,
• negocjacje warunków handlowych,
• praktyczne przykłady procesu zakupowego.

9. Zmiana siedziby firmy – praktyczne aspekty projektu:
• jak przygotować się do projektu?
• etapy projektu,
• jak stworzyć i co powinien zawierać harmonogram projektu?
• czy jeden harmonogram projektu jest wystarczający?
• kto z firmy powinien być zaangażowany w projekt i w jakim zakresie?
• rola firm doradczych przy projekcie,
• jak przygotować budżet projektu „Nowe Biuro”?
• wybór nowej lokalizacji – jakie przyjąć założenia?
• analiza ofert developerów,
• negocjacje umów najmu powierzchni biurowej?
• tworzenie space planów i współpraca z architektem?
• jak przygotować firmę i pracowników do przeprowadzki?

10. Zarządzanie powierzchnią biurową oraz współpraca z administratorem budynku:
• podstawa i zakres współpracy z administratorem nieruchomości,
• wyjaśnienie pojęć: Property Manager i Facility Manager,
• regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?
• elementy składające się na budżet wynajmowanej powierzchni biurowej.

11. Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i szkoleń:
• różne rodzaje wydarzeń – jak się przygotować do organizacji spotkań firmowych i biznesowych?
• współpraca z firmami eventowymi – czy warto korzystać z ich usług?
• jak przygotować brief eventowy?
• współpraca z hotelami, negocjacje warunków – najważniejsze kwestie we współpracy z hotelami w zakresie noclegów, usług konferencyjnych i gastronomicznych,
• logistyka przy organizacji spotkań firmowych,
• zaproszenia,
• czy wystarczy stworzyć jedną agendę na jedno spotkanie?
• rola Office Managera przy organizacji i przy samym wydarzeniu.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie ADN Akademii w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.