Coraz częściej rozmiar prowadzonej działalności i znaczna ilość otrzymywanych dokumentów skłania przedsiębiorców do rozważań nad wprowadzeniem elektronicznego systemu archiwizacji dokumentów. Decyzja tak podyktowana jest nie tylko chęcią minimalizacji kosztów z tym związanych ale także względami czysto praktycznymi – skraca się czas obiegu dokumentów i firmie, nie każdy przedsiębiorca ma także odpowiednie miejsce i warunki do przechowywania dokumentów firmowych. Warto zatem przyjrzeć się jakie warunki stawiają przed podatnikami przepisu prawa w tym zakresie.
Przede wszystkim należy odnieść się do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 330. ze zm. Stosownie do art. 73. ustawy dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Ponadto roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Ustawa z pewnymi wyjątkami dopuszcza możliwość przechowywania niektórych dokumentów w formie elektronicznej (skanu lub innej formie cyfrowej) co znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców i jest efektywniejszą metodą przetwarzania danych. Wyjątkami od tej reguły są dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Treść innych dowodów księgowych, w tym faktur może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Jedynym warunkiem jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk taki jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Dodatkowo ustawa zawiera także pewne wymogi co do samego przechowywania dowodów księgowych. Wymaga się, aby były przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W sytuacjach, kiedy są one zdygitalizowane ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Ustawa o podatku od towarów i usług również zawiera przepisy odnoszące się do kwestii przechowywania dokumentów. Zgodnie z nimi podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie zaś do art. 112a podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur VAT w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do przepisów art. 106m przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza granicami PR pod warunkiem umożliwienia dostępu on-line do faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Natomiast przepisy ustawy nie odnoszą się wprost od możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej na terytorium PR. Niemniej jednak przyjąć należy, że skoro ustawodawca dopuszcza możliwość wystawiania FV w formie elektronicznej i prawo do odliczenia podatku z takich faktur, nie będzie kwestionował również przechowywania FV w takiej formie. Potwierdzeniem takiego stanowiska może być interpretacja z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, w której organ potwierdził stanowisko wnioskodawcy, że zdigitalizowane dokumenty, oraz dokumenty otrzymane w formie elektronicznej w tym faktury elektroniczne będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przy założeniu, że co do zasady takie prawo Spółce przysługuje niezależnie od formy dokumentu.
Z kolei w interpretacji z 12 lutego 2015 r. (IPPP2/443-1116/14-5/AO) wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie organ podatkowy stwierdził, że „Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. (…)Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.
W podatku dochodowym od osób prawnych nie ma przepisów odnoszących się bezpośrednio do kwestii przechowywania dokumentów księgowych w tym faktur vat. Artykuł 9. ust 1 ustawy stanowi jedynie, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami a więc przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług. Wielu interpretacjach podatkowych organy nie kwestionują prawa podatnika do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami przechowywanymi w formacie elektronicznym. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2015 r.,nr. IPTPB3/4510-79/15-4/GG, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, organ orzekł, iż: „(…) elektroniczne obrazy faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Wnioskodawcę wydatku przez taką fakturę udokumentowanego w rozumieniu wymogów art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e ustawy o ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.
W związku z powyższym należy przyjąć, że przechowywanie FV w formie elektronicznej jest jak najbardziej dopuszczalną forma, oczywiście przy zachowaniu wymogów wynikających przepisów prawa. Podatnicy nie powinni więc mieć większych problemów, ani z zachowaniem prawa do odliczenia podatku Vat wynikającego z takich faktur, ani z zaliczaniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych fakturami przechowywanych w ten sposób.
Radosław Żuk
Prezes Zarządu, Doradca Podatkowy
Kancelaria Podatkowa ADN
Jak wystawić fakturę elektroniczną, czyli wszystko o e-fakturach »
Kancelaria Podatkowa ADN oferuje rozwiązania prawno-podatkowe, które sprawdzają się w praktyce i pomagają efektywniej prowadzić biznes.
Zaufaj specjalistom! Zapewniamy pomoc prawną w każdej sytuacji! › www.adn.pl