Obowiązek odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych przez zamawiających
Zgodnie z projektem ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, wszystkie instytucje, które są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówieńpublicznych, winny do dnia 18 kwietnia 2019 roku przygotować systemy finansowo-księgowe do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych wystawianych przez wykonawców.
W praktyce oznacza to, że Zamawiający muszą być od 18 kwietnia 2019 roku przygotowani na sytuacje, w których wykonawca realizujący przedmiot zamówienia wyśle fakturę w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze. Dokument ten po wysłaniu przez Wykonawcę zostanie automatycznie przetworzony przez system informatyczny zamawiającego, tzn. trafiając do systemu jako e-faktura zostanie rozpoznany i zweryfikowany.
Zamawiający jest obowiązany do odbierania od Wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Wykonawca natomiast nie ma obowiązku wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.
Zamawiający zatem będzie zobowiązany do posiadania konta na platformie.
W tym celu minister właściwy do spraw gospodarki ma zapewnić funkcjonowanie platformy. 18 lipca 2018 roku przedstawiciele Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii podpisali umowy z firmami, które będą wykonawcami Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Brokerzy PEF, nazywani także Operatorami PEF, są dostawcami usług elektronicznych Platformy Elektronicznego Fakturowania. PEF będzie centralną platformą służącą do obsługi i dokumentowania procesu realizacji przez zamawiających i wykonawców dostaw publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia. Brokerzy mają 10 miesięcy na wykonanie platformy.
Korzystanie z samej platformy jest bezpłatne. Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne tj. poprzez zastosowanie środka identyfikacji elektronicznej wydanej w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, lub poprzez profil zaufany ePUAP.
Minister właściwy do spraw gospodarki zamieści na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności:
1) opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy;
2) dokumentację dotyczącą ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych;
3) wymagania techniczne i organizacyjne konta służącego do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.
Platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz dodatkowo zawiera:
1) informacje dotyczące odbiorcy płatności;
2) wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Treść faktury nie będzie zatem znacząco odbiegała od treści faktury, którą obecnie wystawia Wykonawca. Treść faktury reguluje art. 106 e ust. 1 pkt 1-24 ustawy o podatku od towarów i usług. Dodatkowo jednak faktura powinna zawierać informacje dotyczące odbiorcy płatności oraz wskazać umowę zamówienia publicznego.
Pozostałe dokumenty, które mogą być przesyłane za pośrednictwem Platformy reguluje projekt rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i technologii w sprawie listy ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania.
Będą to:
1) zlecenie dostawy (zamówienie);
2) awizo dostawy;
3) potwierdzenie odbioru;
4) ustrukturyzowana elektroniczna faktura korygująca;
5) nota księgowa.
Marcin Borkowski
Senior Associate
Kancelaria Podatkowa ADN
Kancelaria Podatkowa ADN oferuje rozwiązania prawno-podatkowe, które sprawdzają się w praktyce i pomagają efektywniej prowadzić biznes.
Skontaktuj się z nami! ✆ (22) 208 28 88 ✉ biuro@adn.pl ⇒ www.adn.pl