Firmy, prowadzące działalność gospodarczą online czekało na udostępnienie możliwości wysyłania paragonów fiskalnych w formie elektronicznej. W związki z pandemią COVID-19, Ministerstwo Finansów umożliwiło wystawianie e-paragonów poprzez nowelizację rozporządzenia o kasach rejestrujących.
E-paragon – kiedy może zostać wystawiony?
Rozporządzenie o kasach rejestrujących jasno określa, że zgodnie z § 6 ust. 1 podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, mają obowiązek wystawienia paragonu w momencie przyjęcia należności od kupującego, niezależnie od sposobu płatności i bez wyraźnego żądania nabywcy. Ten artykuł nie dotyczy kas samoobsługowych, które często można zauważyć w dużych hipermarketach.
Inaczej rozpatrywana jest sytuacja, gdy sprzedający otrzymał zapłatę za towar w części lub całości przed dokonaniem faktycznej sprzedaży. Wówczas, jeżeli kupujący zapłacił gotówką, to sprzedający ma obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego z chwilą otrzymania zapłaty i przekazania go klientowi bez wyraźnego upomnienia. Jeżeli jednak osoba nabywająca towar zapłaciła za pośrednictwem poczty lub banku, to sprzedający ma obowiązek wystawienia paragonu w momencie otrzymania płatności, a następnie przekazania go nabywcy bez jego wyraźnego żądania. Przekazanie paragonu kupującemu nie może nastąpić później niż pod koniec miesiąca, w którym zaksięgowano pieniądze na rachunku podatnika.
E-paragon – w jaki sposób przekazać go kupującemu?
Tylko kasa fiskalna online i wirtualna kasa online posiadają możliwość wystawienia paragonu elektronicznego. Sprzedający nie ma możliwości wystawienia takiego paragonu w kasie z papierowym, bądź elektronicznym zapisem kopii. Wobec powyższego sprzedawcy, którym udostępniono możliwość wystawiania elektronicznego paragonu, musieli jednocześnie zmierzyć się z nowymi warunkami, dotyczącymi kas fiskalnych online. Między innymi kasy fiskalne online powinny:
• umożliwiać czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej,
• być tak skonstruowane, aby umożliwiać nabywcy sprawdzenie wszelkich warunków transakcji.
E-paragon to forma potwierdzenia sprzedaży, która może być wystawiana na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z treścią tego prawomocnego dokumentu podatnicy, który ewidencjonują sprzedaż za pomocą kasy online wystawiają „paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej”. Ważne jest jednak to, że e-paragon może znaleźć zastosowanie, tylko i wyłącznie kiedy nabywca wyrazi na to zgodą, a podatnik uzgodni z nim szczegóły przekazania paragonu.
Każdy przedsiębiorca, który chce stosować paragony elektroniczne nadal ma jednak obowiązek ewidencji sprzedaży dokonanej w taki sposób, tak by ta transakcja została ujęta w raporcie dobowym oraz miesięcznym. Nie ma jednak obowiązku wydruku paragonów online.