W sytuacji gdy dostawca towarów bądź usługodawca otrzyma od przyszłego nabywcy przedpłatę na poczet planowanej transakcji, zobowiązany jest do wystawienia tzw. faktury zaliczkowej. Obowiązek udokumentowania otrzymanych przedpłat, zaliczek, rat nakłada na podatników przepis art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Przypomnijmy, że fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano przedpłatę. Przy czym przepisy podatkowe pozwalają na wystawienie takiej faktury jeszcze przed otrzymaniem zaliczki – jednakże nie wcześniej niż 30 dni przed prognozowaną datą uiszczenia przez kontrahenta przedpłaty.

Co do zasady, w sytuacji gdy nie dojdzie do dostawy towarów czy też świadczenia usług, a nabywca uiścił zaliczkę, która z powodu niezrealizowania danej czynności jest zwracana, sprzedawca sporządza dokument korygujący. Bowiem jak stanowi art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, podatnik wystawia fakturę korygującą. W tym miejscu należy zaakcentować, że zgodnie z regulacjami ustawy o VAT, faktura korygująca powinna być wystawiona w każdym przypadku, gdy zaistnieją okoliczności zmieniające charakter (przebieg) czynności, która został już udokumentowana za pomocą faktury pierwotnej.

Mając na uwadze poczynione rozważania sprawą oczywistą wydaje się obowiązek udokumentowania fizycznego zwrotu zaliczki. Wątpliwości natomiast może budzić sposób postepowania przy braku zwrotu pieniędzy, w sytuacji zmiany zamówienia i przeznaczeniu przedpłaty na poczet innej transakcji. W literalnego brzmienia przepisów podatkowych wynika, iż fakturę korygującą należy wystawić przy zwrocie zaliczki. Zatem kluczowe staje się ustalenie czy na potrzeby podatku VAT zaliczenie zaliczki na poczet innej transakcji należy traktować analogicznie jak fizyczny zwrot zaliczki.

Zauważmy, iż w opisywanej sytuacji zaliczka przestaje pełnić funkcję wynagrodzenia na poczet określonego wcześniej świadczenia. W konsekwencji przedpłata staje się bezprzedmiotowa. Sprzedawca powinien oddać ją nabywcy. Zgodnie z wolą stron nie dochodzi jednak do fizycznego zwrotu przedpłaty. Natomiast zostaje złożona przez nabywcę dyspozycja o przeznaczenie wpłaty na poczet innej czynności. Tym samym wystawiona faktura zaliczkowa traci swoją aktualność. Powyższe niewątpliwie wymaga wystawienia faktury korygującej.

Podsumowując, w sytuacji zmiany zamówienia pomimo, że nie następuje zwrot zaliczki na konto wpłacającego, to z prawnego punktu widzenia uiszczona przedpłata przestaje pełnić funkcję zapłaty za dane świadczenie. Właściwym postępowaniem jest wystawienie w takim przypadku korekty. Należy pamiętać, iż wystawioną ww. fakturę korygującą sprzedawca zasadniczo będzie mógł rozliczyć pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzyma korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawni podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyska (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

Końcowo należy wskazać, że przeznaczenie wpłaty na poczet innej czynność należy potraktować jaki uiszczenie nowej zaliczki. W konsekwencji zaliczenie określonej wpłaty na poczet kolejnej czynności, obliguje sprzedawcę do wystawienia nowej faktury zaliczkowej.

Małgorzata Breda
 Doradca podatkowy, Dyrektor działu podatków pośrednich
Kancelaria Podatkowa ADN

Faktura VAT w świetle nowelizacji ustawy!
Przygotuj się na najnowsze zmiany »

Kancelaria Podatkowa ADN  oferuje rozwiązania prawno-podatkowe, które sprawdzają się w praktyce i pomagają efektywniej prowadzić biznes.
Zaufaj specjalistom! Zapewniamy pomoc prawną w każdej sytuacji! › www.adn.pl