Szkolenie skierowane jest do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD.

Ekspert ds. digitalizacji i administracji dokumentów.

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją:
a) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
b) przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej,
c) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
d) własne normatywy kancelaryjno-archiwalne.

2. Obieg dokumentacji w systemie EZD:
a) dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD,
b) system kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych,
c) czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania,
d) EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw,
e) rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania,
f) wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje.

3. Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
a) zadania punktów kancelaryjnych:
• rejestracja wpływów,
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie),
• wprowadzanie metadanych,
• realizacja dekretacji,
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych,
• obsługa korespondencji wychodzącej,
b) zadania komórek merytorycznych:
• pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA,
• zakładanie spraw,
• prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej,
c) tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej,
d) akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD.

4. Archiwum Zakładowe w systemie EZD:
a) przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD,
b) przejmowanie zawartości składów,
c) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
d) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD,
e) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.