Digitalizacja administracji publicznej na etapie wdrożenia może stwarzać problemy zarówno techniczne jak i formalne wynikające z przepisów zewnętrznych w szczególności ustawy o rachunkowości i oraz przepisów związanych z archiwizacją jak również w zakresie obrotu dokumentami. Celem szkolenia jest przedstawienie potencjalnie problemowych obszarów związanych z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów, e-doręczeń i założeń do nowej ustawy o rachunkowości. Na szkoleniu zaprezentowane zostaną sugestie możliwych rozwiązań formalnych i organizacyjnych umożliwiających spełnienie wymogów określonych w ogólnie obowiązujących aktach prawnych. Problematyka szkolenia została dobrana tak, by osoby odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i rachunkową dokumentów znały najnowsze przepisy w tym zakresie. Szkolenie wiąże w spójną całość przepisy prawa wynikające z rozporządzeń, interpretacji z dobrymi praktykami. Formuła szkolenia została skonstruowana w sposób umożliwiający zaprezentowanie obszarów, których najczęściej występują problemy wynikające z licznych interpretacji.

Szkolenie skierowane jest do: głównych księgowych i księgowych, osób odpowiedzialnych za dekretację dowodów księgowych, osób odpowiedzialnych za przechowywanie i archiwizowanie dowodów księgowych.

Ekonomista, certyfikowany księgowy mający wieloletnie doświadczenie w obszarze finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej.

1. Nowy obieg dokumentów:
a) akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym,
b) dekretacja dokumentu w systemie,
c) stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie,
d) umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami w systemie.

2. Najważniejsze propozycje zmian dotyczące e-dokumentów i digitalizacji w kontekście Ustawy o rachunkowości:
a) uznanie dowodów elektronicznych,
b) dopuszczenie skanów jako dowodów księgowych,
c) zmiana wymogów dotyczących archiwizacji,
d) kwestie bezpieczeństwa danych.

3. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
a) obowiązek przechowywania dokumentów księgowych,
b) przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej,
c) zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.

4. System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych:
a) problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”,
b) uprawnienia ograniczone dla JST identyfikujące jednostkę w systemie KSeF,
c) problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF,
d) procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez JST.

5. Dekretacja dokumentów finansowo księgowych w obiegu elektronicznym.

6. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów.

7. Opis merytoryczny dokumentu:
a) osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych,
b) odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu,
c) odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.

8. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych.

9. Wstępna kontrola głównego księgowego.

10. Kontrola formalno-rachunkowa pod względem.

11. Odmowa podpisania dokumentu.

12. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:
a) znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej,
b) osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej,
c) rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.

13. E-doręczenia:
a) czym są e doręczenia,
b) obowiązek korzystania z e doręczeń,
c) kiedy należny włączyć się do e-doręczeń,
d) obsługa skrzynki e-doręczeń,
e) jak założyć adres e doręczeń.

14. Windykacja należności a e-doręczenia.

15. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie:
a) jak wygląda rejestracja,
b) wprowadzanie do komputera korespondencji,
c) odrębny sposób przyjęcia korespondencji,
d) korespondencja niepodlegająca rejestracji,
e) sposoby digitalizacji dokumentów.

16. Akceptacja – załatwianie spraw:
a) akceptacja projektów pism,
b) korespondencja obejmująca kilka komórek organizacyjnych,
c) ustalenie ostatecznej wersji pisma,
d) akceptacja zarządzeń i uchwał.

17. Wewnętrzny obieg dokumentów:
a) obieg dokumentów między komórkami,
b) pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przebieg spraw,
c) pisma wewnętrzne robocze.

18. Założenia do elektronicznego systemu zarządzania dekantacją w administracji.

19. Sesja pytań i odpowiedzi.