Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do odbierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.

Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role klienta i sekretarki. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi w sekretariacie – wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.

Małgorzata Wiktorowicz-Mróz – praktyk biznesu, dynamiczna profesjonalistka z bogatym doświadczeniem w branży lotniczej, gdzie konsekwentnie wykazuje się umiejętnością zarządzania złożonymi zadaniami, wspierania kadry kierowniczej wyższego szczebla i optymalizacji procesów przepływu pracy. Dzięki udokumentowanym osiągnięciom w zakresie doskonałości w zarządzaniu administracyjnym, doskonale koordynuje obowiązki osobiste i nadzorcze, zapewniając płynne działanie i dostarczając wyniki w dynamicznych środowiskach. Jest ekspertem w ustalaniu priorytetów zadań, efektywnego zarządzania czasem i utrzymywania wysokiego poziomu organizacji, jednocześnie budując pozytywne relacje ze swoim zespołem. Jej zaangażowanie w precyzję i dbałość o szczegóły zapewniają, że zarówno jej praca, jak i praca jej przełożonego są wykonywane wydajnie i starannie. Jest znana ze swojego proaktywnego podejścia, przewidywania potrzeb i rozwiązywania problemów, zanim się pojawią, co zyskało jej reputację niezawodnego i nieocenionego członka zespołu. Poza karierą lotniczą, z pasją dzieli się swoją wiedzą z innymi. Jest trenerem w ADN Akademia, gdzie prowadzi programy szkoleniowe dla przyszłych asystentów. Programy te koncentrują się na kluczowych umiejętnościach, takich jak zarządzanie czasem, ustalanie priorytetów i organizacja pracy zarówno w rolach osobistych, jak i nadzorczych. Pomaga osobom rozwijać ich umiejętności zawodowe, przygotowując ich do wyzwań związanych z wymagającą rolą asystenta.

Dawid Borycka – trener i praktyk biznesu, założyciel firmy konsultingowej skupiającej się na optymalizacji procesów biurowych. Przez wiele lat zarządzał obszarem administracji w jednej grup kapitałowych jako członek zarządu. Zajmował stanowiska od Asystenta Zarządu, Specjalisty Administracji po Office Manager’a i Dyrektora Administracji. Podczas tego okresu pracował nad wdrażaniem zmian organizacyjnych oraz nowych aplikacji takich jak elektroniczny obieg dokumentów czy Optycznego Rozpoznawania Znaków. Ponadto, był odpowiedzialny za organizację eventów (międzynarodowe targi, konferencje itp.), podróży służbowych, wsparcie zarządu oraz zarządzanie projektami w pionie Back Office. Absolwent kierunków Filologia angielska i Stosunki międzynarodowe na Uniwersytecie Opolskim oraz Kontrolingu na Uniwersytecie ekonomicznym. Ukończył studia podyplomowe na WSB z zarządzania projektami. W swojej karierze odpowiedzialny za takie obszary jak: administracja, zarządzanie projektami, kadry, księgowość, HR, IT oraz Marketing.

*Szkolenie będzie prowadził jeden dedykowany trener

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
• funkcja reprezentacyjna sekretariatu,
• zachowanie, kultura osobista, ubiór,
• kto jest naszym Klientem?
• rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• rola komunikacji w pracy biurowej,
• przekaz niewerbalny i jego znaczenie,
• zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
• aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie),
• komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• jak prezentować siebie i swoją firmę?
• zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
• wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia,
• sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• pierwsze wrażenie,
• przedstawianie i zapoznawanie,
• prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
• tytułowanie – formy, zasady, błędy,
• towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• budowanie wizerunku przez telefon,
• rozmowa przez telefon,
• przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• zarządzanie czasem własnym i szefa,
• ustalanie priorytetów i planowanie zadań,
• monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• rodzaje imprez,
• przygotowanie,
• zaproszenia,
• plan miejsc,
• przeprowadzenie spotkania,
• efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• rodzaje terminów,
• koordynowanie terminów,
• zarządzanie terminami,
• lista pomocnicza,
• niezbędne informacje do przygotowania podróży,
• plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• uprzejmość, uśmiech,
• prawidłowy uścisk dłoni,
• zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
• small talk w rozmowach biznesowych,
• tematy wskazane i zakazane,
• jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
• bilety wizytowe i zaproszenia,
• wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• zasady adresowania i tytułowania w korespondencji,
• kultura słowa pisanego,
• styl i redakcja,
• zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń,
• pozatreściowe aspekty korespondencji,
• zasady etykiety w korespondencji przez internet,
• zasady przyjmowania korespondencji,
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji,
• wysyłanie korespondencji,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja,
• intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
• kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej,
• telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego,
• etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• plan zmiany osobistej.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie ADN Akademii w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

⇒ „Bardzo interesujące, przydatne w pracy. Najbardziej przydatna część szkolenia dotycząca asertywności, interwencji oraz jak radzić sobie z krytyką.
Aneta Kądziołka, Asystentka Zarządu, Proster Sp. z o.o

⇒ „Szkolenie odbyło się na sporym luzie (mam na myśli atmosferę) oraz uzyskałam sporo istotnej wiedzy”.
Jagoda Szostak, Sekretarka, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

⇒ „Bardzo fajne szkolenie, prowadząca stworzyła miłą atmosferę i bezpieczną przestrzeń”.
Natalia Klimek, Asystentka Biura, XTB S.A.

⇒ „Świetne szkolenie pod względem merytorycznym, ciekawa treść, miłą atmosfera. Praktyczne ćwiczenia, użyteczne rozwiązania (aplikacje)”.
Justyna Włodarska, Asystentka Zarządu, Milimex SA.

⇒ „Szkolenie bardzo pomoce, wyjaśniło wiele kwestii tych problematycznych”.
Anna Pach, Sekretarka, Yawal S.A.

⇒ „Duża dawka wiedzy, miła atmosfera, efektywnie spędzony czas”.
Urszula Stadnicka, Asystentka Prezesa, Maga Sp. z o.o.

⇒ „Pouczające, interesujące szkolenie, jasność objaśnień zagadnień”.
Agnieszka Brocka, Sekretarka, Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Łódź Sp. z o.o.