Uporządkowanie posiadanej wiedzy oraz jej aktualizacja w zakresie najnowszych zmian prawnych. Szkolenie ugruntowuje praktyczne umiejętności osób zajmującymi się sprawami kadrowymi, które przygotowują umowy o pracę, zwalniają pracowników, prowadzą akta osobowe, rozliczają urlopy wypoczynkowe, rodzicielskie, wychowawcze, ojcowskie i inne nieobecności, a także planują i rozliczają czas pracy. Omówione zostaną m.in. liczne kontrowersje na tle nowelizacji przepisów z ostatnich miesięcy. Ponadto, szkolenie uwzględnia bieżące interpretacje urzędowe oraz nowe wyroki Sądu Najwyższego. Ważną częścią Akademii jest doskonalenie umiejętności praktycznego stosowania przepisów o planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Szkolenie uwzględnia również bieżące interpretacje urzędowe oraz nowe wyroki Sądu Najwyższego. Zastosowana formuła szkoleń ma charakter warsztatowy, ukierunkowany na stosowanie prawa pracy w praktyce.

Osoby z krótkim stażem pracy lub osoby, rozpoczynające pracę w dziale kadr/ HR, osoby powracające do pracy np. po dłuższych nieobecnościach zw. z macierzyństwem. Również osoby, które nigdy nie uczestniczyły w szkoleniu Akademia Kadr w edycjach poprzednich.

DZIEŃ I
Akta osobowe oraz zatrudnianie i zwalnianie pracowników po zmianach prawnych w 2023 r.

Warsztat aktualizujący i uzupełniający wiedzę w zakresie zawierania i rozwiązywania umów
o pracę oraz sporządzania i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w szczególności prowadzenia teczki osobowej dla pracownika. Przedstawione zostaną zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych (nowa informacja o warunkach zatrudnienia, nowe wnioski np. o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, dokumenty związane z pracą zdalną, nowa część akt „E”, nowy pomocniczy wzór świadectwa pracy), a także omówiona zostanie dokumentacja wykorzystywana przy pracy zdalnej i związana z tematem prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Nie zabraknie tematów takich jak: optymalne zatrudnienie pracowników przy wykorzystaniu różnych rodzajów umów, ustalanie limitów zatrudnienia na czas określony, zakaz dodatkowego zatrudnienia, a zakaz konkurencji, jak przygotować się do rozwiązania umowy o pracę.

1. Dokumentacja pracownicza, w tym prowadzenie akt osobowych w 2024 r.:
• Definicja dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy;
• Kiedy i jak w praktyce stosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?;
• W jakich sytuacjach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega przedłużeniu?;
• Kiedy można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?;
• Jak prawidłowo wypełnić obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej?;
• Ponowne zatrudnienie pracownika, a kontynuacja prowadzenia akt osobowych;
• Jakie dokumenty w części A,B,C,D i E akt osobowych po zmianach przepisów; czy każdy pracodawca musi mieć część E w aktach osobowych?;
• Czy ma sens dzielenie poszczególnych części akt osobowych na mniejsze części: A1, A2, A3 itd.;
• Nowa informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie wzoru, jaki czas ma pracodawca na aktualizację informacji w przypadku „starych pracowników”;
• Czy dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w „metalowej szafie”;
• wniosek pracownika o zatrudnienie na czas nieokreślony – w jakim terminie i co odpowiedzieć?
• Dokumentacja urlopowa – czy możliwa jest wyłącznie elektroniczna forma takiej dokumentacji, okres przechowywania;
• Dokumentacja dotycząca czasu pracy, elektroniczna czy papierowa ewidencja czasu pracy, jakie dokumenty muszą być prowadzone w formie pisemnej, okres przechowywania;
• Dokumentacja w pracy zdalnej – omówienie wzorów;
• Dokumentacja przy kontroli trzeźwości pracowników – omówienie wzorów;

2. Umowy o pracę – limitowanie oraz wypełnianie w 2024 r.:
• rodzaje umów o pracę, czy i kiedy warto poprzedzać zatrudnienie na czas nieokreślony innymi rodzajami umowy o pracę;
• kiedy można ponownie zatrudnić na okres próbny;
• poprzedzenie zatrudnienia na umowę o pracę umową cywilnoprawną;
• umowa przedwstępna czy wcześniejsze podpisanie umowy z osobą zatrudnioną u innego pracodawcy;
• pomocniczy wzór umowy o pracę, gdzie można znaleźć;
• kiedy należy podpisać pierwszą i kolejną umowę o pracę aby nie popełnić wykroczenia;
• jak poprawnie określić wynagrodzenie aby nie spotkać się z zarzutem dyskryminacji w zakresie wynagradzania;
• jak poprawnie określić miejsce (miejsca) pracy;
• umowa o pracę niepełnoetatowca, co z zapisem o wynagrodzeniu za godziny ponadwymiarowe;
• zawieranie terminowych umów o pracę – stosowanie limitu ilościowego i czasowego w praktyce (jak liczyć terminy w prawie pracy),czy limity obowiązują także przy zatrudnieniu pracownika po kilkuletniej przerwie? przypadki uzasadniające odstąpienie od limitów dla umowy terminowej – w tym budząca wątpliwości klauzula „przyczyn obiektywnych”, procedura wymagana w przypadku odstąpienia od limitu dla umów terminowych oraz konsekwencje prawne jej naruszenia;
• umowa na zastępstwo z uwagi na zatrudnienie osoby zastępującej „zastępcę” oraz aktualny wyrok SN dotyczący zatrudnienia na zastępstwo w sytuacji, gdy pracownik zastępowany jest obecny w pracy, ale pracodawca powierzył mu wykonywanie innych obowiązków;
• umowa o pracę zawarta z pracownikiem, którego praca jest uzależniona od warunków atmosferycznych;
• zakaz dodatkowego zatrudnienia w umowie o pracę;
• zakaz konkurencji w umowie o pracę;

3. Ustanie oraz przekształcenie stosunku pracy w 2024 r.:
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, w jakiej formie powinno być zawarte porozumienie stron i jakie powinno zawierać postanowienia – czy tylko dotyczącej samego rozwiązania umowy o prace?;
• uwarunkowania wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony – w tym ustalanie okresu wypowiedzenia;
• kiedy pracodawca będzie musiał wskazać przyczynę rozwiązania umowy na okres próbny?;
• co pomaga, a co przeszkadza w rozwiązywaniu umów z pracownikami (system ocen, zakres obowiązków, kary porządkowe, rozmowy dyscyplinujące, obniżenie premii jako forma zwrócenia uwagi, plan naprawczy)
• utrata zaufania, częste nieobecności w pracy, zbyt wolne tempo pracy, konfliktowość i inne przyczyny wypowiedzenia bezterminowej umowy o pracę z uwzględnieniem bieżącego orzecznictwa Sądu Najwyższego,
• czy i kiedy opłaca się skrócenie wypowiedzenia umowy o pracę?;
• zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy – zasady i forma,
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków – jak przygotować dyscyplinarkę,
• czasowe powierzenie innych zadań bez wypowiadania umowy,
• porozumienie zmieniające,
• wypowiedzenie zmieniające.

4. Świadectwo pracy w 2024 r. – zasady wydawania i niuanse wypełniania poszczególnych rubryk:
• nowy pomocniczy wzór świadectwa pracy po zmianach w 2023 r. – gdzie go znaleźć;
• zawarcie kolejnej umowy przy nieprzerwanym zatrudnieniu, a świadectwo pracy,
• termin wystawiania świadectwa pracy przypadający na sobotę,
• jak postąpić, gdy pracownik rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy;
• wypełnianie rubryk dotyczących okresu zatrudnienia, zajmowanych stanowisk, podstawy prawnej i trybu rozwiązania umowy o pracę;
• jak prawidłowo wskazać informacje o urlopie wykorzystanym przez pracownika niepełnosprawnego;
• kiedy należy wskazać w świadectwie pracy przyczynę rozwiązania umowy o pracę;
• pouczenia w świadectwie pracy;
• informacja o egzekucji komorniczej w świadectwie pracy;
• jak postąpić w przypadku otrzymania od pracownika wniosku o sprostowanie świadectwa pracy – terminy;
• jak postąpić w przypadku uwzględnienia przez sąd pracy odwołania pracownika od wypowiedzenia (rozwiązania umowy bez wypowiedzenia) – terminy;

DZIEŃ II
Urlopy wypoczynkowe i inne nieobecności oraz uprawnienia związane z rodzicielstwem

Warsztat doskonalący umiejętności w zakresie udzielenia i rozliczania urlopów takich jak: wypoczynkowy, dodatkowy, opiekuńczy i bezpłatny. Omówione zostaną uwarunkowania udzielania urlopu na podstawie ustalonego przez pracodawcę planu urlopów i bez takiego planu (w porozumieniu z pracownikiem). Kiedy wolno i na jakich zasadach wysłać pracownika na urlop bez jego wniosku. Kiedy pracodawca będzie związany wnioskiem pracownika o udzielenie mu urlopu. Uczestnicy na praktycznych przykładach doskonalą m.in. umiejętności w zakresie: proporcjonalnego rozliczania urlopów wypoczynkowych pracowników pełnoetatowych i niepełno-etatowych, redukowania zaległości urlopowych oraz rozliczania urlopu wypoczynkowego pracownika niepełnosprawnego. Tematyka szkolenia obejmuje również niuanse udzielania i dokumentowania: urlopów opiekuńczych, okolicznościowych, zwolnień od pracy z powodu działania siły wyższej, zwolnień związanych z wezwaniami do sądu (związanych i niezwiązanych z wykonywaną pracą), urlopów szkoleniowych oraz wielu rodzajów innych zwolnień. Ważną częścią szkolenia jest przedstawienie problematyki uprawnień związanych z rodzicielstwem. Przedstawiona zostanie m.in. tematyka przepisów w zakresie udzielania urlopów i zwolnień od pracy pracownikom-rodzicom (macierzyński, rodzicielski po zmianach w 2023 r., wychowawczy po zmianach 2023 r., ojcowski po zmianach 2023 r., opieka po zmianach w 2023 r.), w tym m.in. zasad korzystania z rodzicielskiego przez oboje rodziców, ochrony związanej z urlopem rodzicielskim, znaczenia daty 2.8.2022 r., odraczania wykorzystania urlopu rodzicielskiego, wykorzystywania zwolnienia na dziecko w wymiarze godzinowym (m.in. w odniesieniu do niepełnoetatowców oraz w sytuacji zmiany wymiaru etatu w trakcie roku).

1. Proporcjonalny urlop wypoczynkowy pracownika pełnoetatowego i niepełnoetatowego:
• zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych;
• zmiana pracodawcy w trakcie roku;
• urlop proporcjonalny niepełnoetatowca;
• zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca;
• urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?;
• potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy;
• pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny;
• urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.

2. Nabycie urlopu w pierwszym roku kariery zawodowej:
• rozliczanie urlop z dołu;
• brak obowiązku zaokrąglania wymiaru urlopu;
• rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy;
• pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.

3. Tryby udzielania urlopu wypoczynkowego i zmiana terminu urlopu:
• termin końcowy udzielenia urlopu wypoczynkowego;
• realizacja wymogu zaplanowania części co najmniej 14 dniowej;
• plan urlopowy a wnioski urlopowe – różnica z punktu widzenia uprawnień pracodawcy;
• urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie);
• przymusowe udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego (okres wypowiedzenia, problem z terminowym wykorzystaniem urlopu;
• zmiana terminu urlopu z uwagi na potrzeby pracodawcy;
• choroba pracownika i inne okoliczności uniemożliwiające kontynuację urlopu.

4. Realizacja urlopów na zasadach szczególnych:
• urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),

5. Urlop bezpłatny:
• tryb udzielenia urlopu bezpłatnego;
• zakaz stosowania przymusowych urlopów bezpłatnych na czas przestoju;
• urlop bezpłatny a staż pracy.

6. Urlopy okolicznościowe i inne rodzaje zwolnień od pracy:
• zasady udzielania urlopów okolicznościowych;
• kategorie zdarzeń oraz relacje rodzinne uprawniających do urlopu okolicznościowego;
• zwolnienia lekarskie;
• wezwanie do sądu w charakterze świadka w sprawach związanych i niezwiązanych z wykonywaną pracą;
• zwolnienia związane z wezwaniem przez inne instytucje państwowe;
• zwolnienia działaczy związkowych;
• zwolnienia honorowych krwiodawców.

7. Urlopy i zwolnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych:
• pracownicy uprawnieni do urlopów i zwolnień;
• wymiar urlopu szkoleniowego i dodatkowych zwolnień;
• umowa lojalnościowa;
• problem dorozumianego przyznania uprawnień.

8. Urlop macierzyński i rodzicielski:
• prawo do urlopu macierzyńskiego i jego wymiar,
• szczególna ochrona pracownika przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę,
• aktualny wymiar urlopu rodzicielskiego, w tym część do wykorzystania przez drugiego rodzica;
• zasady dzielenia urlopu rodzicielskiego na części;
• możliwość odroczenia w czasie wykorzystania części urlopu rodzicielskiego;
• łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą – w tym wydłużenie proporcjonalne urlopu rodzicielskiego;

9. Urlop wychowawczy oraz alternatywne obniżenie wymiaru etatu:
• aktualny okres na wykorzystanie urlopu wychowawczego;
• zasady ochrony pracownika przed wypowiedzeniem po złożeniu wniosku o urlop wychowawczy;
• termin na złożenie wniosku o urlop wychowawczy;
• zasada powiązania liczby części urlopu wychowawczego z liczbą części urlopu rodzicielskiego;
• wpływ przepisów o urlopach wychowawczych na urlopy wypoczynkowe;
• obniżenie etatu jako alternatywa urlopu wychowawczego;
• obniżenie etatu i jego wpływ na wymiar urlopu wychowawczego;
• ochrona przed zwolnieniem w okresie obniżenia etatu.

10. Urlop ojcowski:
• wymiar urlopu ojcowskiego;
• termin na wykorzystanie urlopu ojcowskiego po zmianach KP;
• podział urlopu ojcowskiego na części;
• zasady wnioskowania o urlop ojcowski.

11. Korzystanie ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem – niuanse:
• korzystanie ze zwolnienia na dziecko na dni i na godziny;
• pierwszy wniosek w roku – jako określenie sposobu korzystania ze zwolnienia w danym roku;
• korzystanie ze zwolnienia na dziecko przez pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym oraz na część etatu;
• zmiana etatu w trakcie roku a wymiar zwolnienia godzinowego;
• wykorzystanie zwolnienia w wymiarze godzinowym a praca nadliczbowa;
• wymiar godzinowy zwolnienia pracownika z obniżoną normą czasu pracy (np. niepełnosprawnego).

12. Urlop opiekuńczy:
• wymiar i warunki skorzystania przez pracownika z urlopu opiekuńczego;
• zasady wnioskowania o urlop opiekuńczy.

13. Korzystanie ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej – niuanse:
• warunki skorzystania ze zwolnienia i wymiar zwolnienia;
• korzystanie ze zwolnienia na dni i na godziny;
• pierwszy wniosek w roku – jako określenie sposobu korzystania ze zwolnienia w danym roku.

DZIEŃ III
Tajniki planowania i rozliczania czasu pracy

Warsztat ukierunkowany na uporządkowanie i aktualizację wiedzy z zakresu kontrowersyjnego tematu planowania i rozliczania czasu pracy.
Pracodawca organizując pracę pracowników, czy to w tradycyjnej formie, czy polecając wykonywanie pracy zdalnej, ma obowiązek czynić to zgodnie z regulacją Kodeksu pracy. W przeciwnym wypadku może narazić się na odpowiedzialność wykroczeniową i roszczenia ze strony pracowników (wynagrodzenie i zadośćuczynienie). Omówione zostaną m.in normy czasu pracy, wymiar czasu pracy, doba pracownicza i tydzień pracowniczy, wymagane odpoczynki, rozkład czasu pracy, w tym ruchomy rozkład czasu pracy, zasada przeciętnie pięciodniowego czasu pracy, tzw. praca w wolną sobotę, zakaz pracy w niedzielę, limity pracy nadliczbowej. Uczestnicy poznają uprawnienia Pracodawcy w zakresie zmiany systemu, rozkładu czasu pracy, zmiany okresu rozliczeniowego, polecania pracy nadliczbowej, zmiany limitu nadgodzin, zmiany pojęcia niedzieli. Nie zabraknie takich tematów jak: zasady rozliczania czasu pracy w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej i szkolenia, zasady ustalania wartości wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach. Uczestnicy poznają interpretacje ministerstwa i PIP w zakresie czasu pracy, a także uprawnienia PIP w ramach kontroli czasu pracy. Szkolenie uwzględnia również omówienie stosowanych przez pracodawców systemów czasu pracy np. równoważnego czy zadaniowego systemu czasu pracy oraz kontrowersyjnego tematu pracy nadliczbowej kadry kierowniczej.

1. Najważniejsze pojęcia z zakresu czasu pracy:
• czas pracy – co zaliczamy, a czego nie musimy zaliczyć do czasu pracy (czas przygotowania się do pracy, podróż służbowa, szkolenia, w tym bhp itp.);
• pojęcie normy i wymiaru czasu pracy, rozkładu czasu pracy (harmonogramu czasu pracy, grafiku) tygodnia i doby pracowniczej, systemu czasu pracy, okresu rozliczeniowego, elastycznej organizacji pracy;

2. Wybrane zasady planowania czasu pracy:
• normy czasu pracy dla systemu podstawowego, równoważnego i zadaniowego,
• zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
• ustalanie wymiaru czasu pracy za okresy rozliczeniowe oraz w sytuacji pracy przez część miesiąca lub na część etatu,
• prawne możliwości w zakresie uelastycznienia doby pracowniczej (regulacja regulaminowa i indywidualne wnioski pracownicze),

3. Udzielanie odpoczynku dobowego i tygodniowego:
• ustalanie wymaganego okresu odpoczynku dobowego,
• skracanie i równoważenie odpoczynku dobowego,
• wezwanie pracownika do pracy w trakcie odpoczynku dobowego,
• czy pracownik korzystający z odpoczynku dobowego musi mieć włączony telefon służbowy na prośbę pracodawcy?
• ustalanie wymaganego odpoczynku tygodniowego,
• sytuacje uzasadniające skrócenie odpoczynku tygodniowego,
• świadczenie pracy przez wiele dni po kolei – ograniczenia prawne.

4. Zlecanie i rozliczanie pracy w nadgodzinach:
• sposoby zlecania pracy nadliczbowej,
• ograniczenia prawne w zakresie pracy nadliczbowej – limity roczny i w okresie rozliczeniowym,
• czy praca nadliczbowa może zostać ujęta w harmonogramie gdy wiadomo o niej z większym wyprzedzeniem?
• ustalanie przekroczenia dobowego i średnio-tygodniowego w systemie podstawowym i równoważnym,
• praca nadliczbowa a rozliczanie pracy w wolne soboty, niedziele i święta,
• kompensowanie nadgodzin czasem wolnym,
• interpretacja MRPiPS dotycząca wystąpienia choroby pracownika w dniu odbierania czasu wolnego za nadgodziny oraz dnia wolnego za święto,
• różnice prawne w zakresie kompensaty nadgodzin na wniosek i bez wniosku pracownika.

5. Praca w wolne soboty, niedziele i święta:
• czy dodatkowa praca w wolne soboty może być skompensowana zwiększonym wynagrodzeniem? – potencjalne sankcje ze strony inspektorów PIP,
• czy możliwe jest zaplanowanie pracy przez 6 dni w tygodniu przy zachowaniu przeciętnej 40 godzinnej normy tygodniowej?
• rozliczanie pracy w wolną sobotę w wymiarze przekraczającym normę dobową,
• pojęcie niedzieli, udzielanie dnia wolnego za pracę w niedziele i święta,
• stosowanie zastępczej kompensaty finansowej za pracę niedzielną i świąteczna – w wymiarze obejmującym normę dobową i dłuższym,
• rekompensowanie pracy sobotniej, niedzielnej i świątecznej w przypadku, gdy obejmowała ona wymiar krótszy lub dłuższy niż 8 godzin,
• udzielanie co czwartej niedzieli wolnej.

6. Praca dodatkowa kadry kierowniczej:
• kategorie kadry kierowniczej,
• osoba zarządzająca zakładem a nadgodziny,
• kierownik komórki organizacyjnej a nadgodziny.

7. Czas pracy przy pracy zdalnej:
• kontrola czasu pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;

8. PIP a nadgodziny:
• naruszenie przepisów o czasie pracy – wykroczenia;
• wystąpienie inspektora pracy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych – co może zrobić pracodawca.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie ADN Akademia w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.