Wszystkie osoby przygotowujące się do roli nowego stanowiska Office Managera, jak również obecni menedżerowie administracji, kierownicy i specjaliści biur poszukujący nowych rozwiązań optymalizacji procesów administracyjnych i biurowych.

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania biurem i administracją. Dzięki kursowi Uczestnik będzie miał możliwość rozpoczęcia z powodzeniem kariery w administracji na stanowisku Office Managera.

Zajęcia odbywają się w formule warsztatu online. Uczestnicy zdobywają niezbędną wiedzę oraz umiejętności praktyczne potrzebne do zastosowania w Ich codziennej pracy. Pracujemy metodami, które dają możliwość opanowania nowych umiejętności, zachowań i nawyków w łatwy i skuteczny sposób, w atmosferze akceptacji, wyzwalającej ciekawość i poczucie komfortu. Kładziemy nacisk na myślenie kreatywne i metody integrowania wiedzy z doświadczeniem. Wykorzystujemy doświadczenia i umiejętności Uczestników wynikające z Ich obecnej i wcześniejszej pracy zawodowej oraz bogatego doświadczenia trenera.

MODUŁ I
1. Nowoczesny Office Manager – wprowadzenie
• Dlaczego organizacje potrzebują kierowników biura?
• Wyznaczanie granic w obowiązkach Office Managera.
• Czy Office Manager może być liderem zmian w organizacji?

2. Efektywność w pracy Office Managera czyli jak odnieść sukces
• 5S czyli najlepszy sposób na organizację powierzchni biura i całej firmy.
• Getting things done – czyli jak skutecznie zorganizować dzień i tydzień pracy.
• Narzędzia ułatwiające organizację pracy.
• Zarządzanie poprzez cele i metoda SMART.

3. Komunikacja i rozwiązywanie konfliktów
• Komunikacja w pracy – dlaczego to takie ważne.
• Skuteczna informacja zwrotna metody Kanapki i FUKO.
• Zmiana – jak poprawnie komunikować, aby ludzie się jej nie bali.

4. Dokumentacja firmowa
• Dokumentacja kontraktowa w przedsiębiorstwie.
• Kto powinien mieć dostęp do umów firmowych i w jakim zakresie?
• Wzorce umowne – kiedy i czy warto je stosować?
• Kiedy należy podpisać umowę, a kiedy wystarczy formularz bądź zamówienie?
• Jakie najważniejsze informacje powinna zawierać umowa?
• Terminy płatności – 7, 14 a może 30-dniowy termin płatności?

5. Procedury i regulaminy w dziale administracji
• Rodzaje procedur i regulaminów.
• Jak przygotowywać procedury?
• W jaki sposób komunikować zmiany?
• Praktyczne przykłady.

MODUŁ II
1. RODO
• Podstawowe pojęcia i informacje.
• Zasady przetwarzania danych osobowych.
• Zgoda i obowiązek informacyjny.
• Prawa osób, których dane są przetwarzane.
• Dokumentacja.
• Kary.

2. Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów
• Prawne aspekty elektronicznego obiegu dokumentów (faktury, teczki osobowe).
• Faktury – czy i jak przejść wyłącznie na elektroniczne dokumenty.
• Elektronicznego teczki czy warto?
• Dostępne oprogramowanie – praktyczne studium przypadku.

3. Roboty w służbie administracji i całego Back Office’u?
• Robotyzacja – co to właściwie jest?
• Jak wybrać pierwszy proces do robotyzacji?
• Mapowanie procesu, optymalizacja, automatyzacja i dopiero robotyzacja.
• Studium przypadku – robot rozliczający przelewy bankowe.

4. Lean Management czyli filozofia ciągłego doskonalenia – co to takiego?
• Lean Management – wprowadzenie.
• Kultura ciągłego doskonalenia – czy to w ogóle możliwe?
• Narzędzia Lean w służbie Office Managera i całej administracji.
• Kluczowe wskaźniki efektywności – jak je stworzyć.

MODUŁ III
1. Office Manager jako koordynator outsourcowanych procesów
• Za co płaci klient, a co jest kosztem?
• Kontrola firm trzecich – podstawowe zagrożenie.
• Czy warto korzystać z brokerów (flota, telefony, ubezpieczenia)?
• Dobra umowa z poddostawcą to podstawa.
• Budowanie pozytywnych relacji z dostawcami i podwykonawcami – dlaczego jest to tak ważne?

2. Outsourcing kadr – studium przypadku
• Jak przygotować się do outsourcingu?
• Analiza kosztów – co brać pod uwagę, a co nie?
• Wymagania wobec kontrahenta.
• Korzyści niefinansowe.
• Negocjacja umowy.

3. Automatyzacja w zakupach
• Procurement a sourcing – różnice.
• Zapytanie ofertowe – jak je uprościć?
• Dostępne narzędzia na rynku.

4. Planowanie budżetu administracyjnego
• jak zaplanować budżet?
• z jakich elementów powinien się składać budżet?
• Skuteczna kontrola budżetu.
• Projekty oszczędnościowe w firmie.

MODUŁ IV
1. Zarządzanie projektami – wprowadzenie
• Co to jest projekt oraz podstawowe pojęcia.
• Trójkąt zależności w projekcie (zakres, czas, koszty).
• Ryzyko – szansa czy zagrożenie, praktyczne sposoby zarządzania ryzykiem.
• Dobry zespół kluczem do sukcesu – budowanie zespołu.

2. Projekt – organizacja eventu firmowego
• Rodzaje eventów firmowych.
• Co to jest brief eventu i dlaczego warto go stosować?
• Organizacja konferencji – symulacja projektu od planowania po realizację.

3. Projekt – przeniesienie siedziby firmy
• Ryzyka związane z projektem.
• Współpraca z właścicielem obiektu.
• Dobra umowa to podstawa.

4. Cyfrowy marketing – nadal przyszłość, czy już standard?
• Dobra strona to fundament dalszych działań.
• Media społecznościowe – czyli kanał sprzedaży XXI wieku.
• Automatyzacja marketingu i współpraca ze sprzedażą- dlaczego to takie ważne?
• A może personal branding prezesa, czyli LinkedIN i jego walory.